不管是给导师发还是给实习公司的HR发，你是否体验过邮件石沉大海的绝望？是否也疑惑过是自己能力不行，还是对方太慢已读不回？

错！其实很多时候没有给你回复，只是因为，你的邮件写的不对！

作为一个不是native-speaker的人，不熟悉国外的Email-communication的各种规章制度和禁忌很正常。

如果学不会正确的Email沟通技巧，那真的是怎么凉的都不知道。

禁忌 · 用错邮箱

十年前有个很火爆的生意，那就是设计签名，当时的广告词就是“名字注定一生，第一印象很重要”，确实，第一印象相当重要。

在发正式邮件的时候，千万不要用那些，看似狂拽炫酷吊的邮箱地址，比如：髒嬡の莪哋邮葙@gmail.com。

用这种邮箱，想都不用想，发出去的一瞬间你就应该知道你凉了。

而正确的做法，应该是使用学校邮箱发邮件，但一定要确保学校邮箱确实是激活能用且能收到了对方的回执的。

使用学校邮箱的原因是，如果你要像你的教授或者申请的公司HR申请推荐信或发个人CV，那么学校邮箱能让对方快速的了解你是来自那个学校的同学，从而形成第一个好印象。

禁忌 · 写错标题

邮件和你写论文一样，你绝对不会给论文起个名字叫做“我的论文”，同样的，邮件你也不能就简单的在标题上写个“Help”、“Hello”、“Question to ask”，这种标题简直就如同街边读物中名为《无题》的文章一样，看都不会看，直接刷掉。

正确的题目需要简要的概括文章主题内容，比如你的邮件是为了询问某一节课，他可以是：“Query about case study in XXX lecture”；如果你是申请某个职位或实习可以是：“Application for XXXX位置”。

总之，邮件的主题可以当做是文章的总结来写，千万不要懒，就发一个你的需求。

禁忌 · 写法不对

正确的文章结构都包括“承上启下，起承转合”，邮件的结构可以拆分为：打招呼→开头→主题→结尾→落款附件。

打招呼：

给比较熟的人写信时，你可以用First name，否则你就要用Family name，比如你的导师叫Tom Jerry，你和他熟，你可以叫他Dr.Tom，如果你和他不熟你就要叫他Dr.Jerry。

如果你甚至都不知道对面叫什么，那你就要写：Dear Sir or Madam。

另外如果这是一份申请实习或者工作的信，你不知道是不是有专人查收，那么你就要用Dear + 职位。

如你是寄给某个学校招生办，你就写：Dear Admissions Office，如果是某公司销售岗，你就写：Dear Sales Team。

开头：

直接点明主题，有求于人就直接写出来，不要怕太直白，写一堆圈话废话，但是一定要在一开始保持礼貌。

邮件开头第一句一定要礼貌！礼貌！礼貌！，毕竟是求人办事，第一句话你可以写：“I hope you are well”、“Hope this Email finds you well”等意思为“希望你最近过得不错”的客套话，之后再进入主题。

但切记不要做太多的寒暄，一来为了让自己看起来不这么虚伪，二来节省对面的时间。

 

主题：

主题是一封邮件最重要的部分，在这个部分里，写信人要阐述明白，“我是谁，我目前是什么情况”“我需要得到什么”以及“我希望从你这里得到什么帮助”。

因果关系要明确了当，同时需要注意，根据不同的需求，主题的长度也要做出相应调整，具体篇幅看邮件的目的而定。

在向对方提出要求的时候一定要在后面补上Please or Thank you，还是同样的道理，有求于人，要保持礼貌。

且，一定要注意使用标准英语！！！所有的正式Writing中，都不许出现如 LOL、YOLO、BTW等口语简写，也不要觉得关系熟络就使用you know，get it 等意思不明的语句。

保持意思完整，单词和语法正确才是最重要的。

结尾：

邮件的结尾可以添加一句：“Should you have any questions，please do not hesitate to get in touch with me”或“Let me know if you have any issues with XXX”。以确保对方对你的邮件有充分的重视，及体现出你的急切。

并且为邮件往来创造机会，为回转流出余地。

如果需要对方的回复，最常用的标准句式只有一个：“Looking forward to hear from you”。

最后就可以加上“beat wishes”“best regards”or “yours sincersly”即可，三者的区别是，前两个一般给熟悉或比较熟悉的人使用，后者则是对素未相见者使用。

（PS：若发送附件给对方，零散的文件需要打包发送，文件不要太大，若文件无论如何都是个大文件，需要在文章内写出。）

举个例子

如何向教授要推荐信？

Professor[Name]/Dear Dr.[Name]，

（I hope this email finds you well.）

My name is[..].I took your[Course name]course last semester.

（邮件开头的常用客套话）

You may remember me [e.g.coming to your office hours after every test to go over some of my wrong answers/discuss essay prompts/etc.]

（简要介绍自己及与教授的联系）

You may not remember me [e.g.because I tend to put my nose to the grindstone and study on my own.]

如果和教授在课下有过一定接触，可以写进来。）

[Course name]was a very challenging subject for me and I was proud of the[Grade]I received in your class.

（写出自己本课的成绩一般会选择成绩较好的课的任课老师写推荐信）

I am currently in the process of applying to[University/College/School [name] and I am trying to gather a few letters of recommendation.

Because I enjoyed[e.g.your class and teaching style so much/your research/etc.]，I decided to start by asking you.Would you be able to write me a strong letter of recommendation for my[University/College/Schoo]application？

（另起一段，写明来意：准备申请某学校，因此需要邀请信。）

I would be more than happy to meet with you at your convenience. Of course I would also provide my personal statement，CV，and any other material that you would like.

（另起一段，陈述把自己现有的资料（除了PS、CV外，还可以提供自己做过的research/project/paper的资料）提供给导师，保证对方有内容可写而不是仅凭上课对你的记忆。有时也有自己先写好推荐信、让教授过目修改的操作，需和教授讨论）

If you don’t feel comfortable writing me a strong letter of recommendation，please don’tfeel obligated to say yes.I completely understand.

I realize that writing a letter of recommendation would be a burden on your time and it means a lot to me that you would take the time to read and consider my request.

（给对方选择权的同时，保持礼貌顺便哭惨）

Sincerely，

[Your Full Name]

（可以加上自己的联系电话、Student Number等有关信息）

以上就是申请一份推荐信的格式，及部分可参考的话术，请大家收藏学习起来，免得到时候需要用到的时候找不到。